1 OBJETIVO
Establecer los procedimientos que permitan promover el cumplimiento de sanas prácticas comerciales, operativas y de control, protegiendo de esta forma la reputación y credibilidad de la Compañía y reduciendo el riesgo de que en sus operaciones se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos, financiamiento del terrorismo o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente documento contiene lineamientos de obligatorio cumplimiento para Bienes la Libertad, para efectos de este documento: La Compañía.
Así mismo contiene los elementos exigidos por la Superintendencia de Sociedades como autoridad competente para ejercer el control y vigilancia de la Compañía en materia de Prevención y Control del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
– Superintendencia de Sociedades
La Compañía como entidad controlada por la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con el Capítulo X de la CE 100-000016 de 2020 y CE 100-000004 de 2021 emitidas por esta entidad en modificación de la CE 100-000005 de 2017, adopta las medidas adecuadas en su Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, para prevenir y controlar el riesgo de que en el desarrollo de sus actividades se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos o sea utilizada para la financiación de actividades ilícitas o financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva.
Este documento permanece a disposición de los colaboradores de la Compañía y debe ser revisado según las necesidades normativas y del entorno por lo menos una vez cada dos (2) años, correspondiendo su aprobación a la Junta Directiva.
Accountability:
Para el desarrollo del programa SAGRILAFT, la Compañía se ha enfocado en una gestión sostenible que parte del compromiso de la Junta y sus Directivos, y un marco de gestión basado
en la responsabilidad demostrada (Accountability) asegurando los siguientes elementos: Gestión del riesgo, diseño e implementación, capacitación y difusión, monitoreo y mejoramiento continuo.
Diseño e implementación: Aseguramos la implementación de los diferentes requerimientos normativos externos.
Formación y comunicación: Trabajamos en el despliegue de sensibilización de los lineamentos de SAGRILAFT.
Gestión de Riesgos: Constantemente se trabaja en la identificación y actualización de riesgos, con el objetivo de implementar las medidas de mitigación de forma oportuna.
Monitoreamos y evaluamos: Se realiza monitoreo a través de la verificación continua del oficial de cumplimiento y el aseguramiento propio de la gestión de Auditoría interna Corporativa a nivel país.
3. DEFINICIONES:
– Activo Virtual: Es la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones. Los activos virtuales no incluyen representaciones digitales de moneda fiat, valores y otros Activos financieros que ya están cubiertos en otras partes de las Recomendaciones GAFI.
– Activos: Es un recurso económico presente controlado por la Empresa como resultado de sucesos pasados.
– APNFD: Son las actividades y profesiones no financieras designadas de Empresas, que para los efectos de la presente circular son los siguientes: i) sector de agentes inmobiliarios; ii) sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; iii) sector de servicios contables; y iv) sector de servicios jurídicos.
– Área Geográfica: Es la zona del territorio en donde la Empresa desarrolla su actividad.
– Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que ostentan la titularidad de las cuotas sociales, partes de interés o acciones en una sociedad mercantil. (Oficio No 220- 044975 del 12 de junio de 2012, referente a la expresión socio o accionistas).
– Autocontrol: Es la voluntad del empresario y los administradores para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su empresa.
– Beneficiario Final: Es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes:
• Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio; o
• Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica;
• Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales 1) y 2), la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.
Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de:
• Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente;
• Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente;
• Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados; y
• Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los Activos, beneficios, resultados o utilidades.
– Canales de distribución: Medios que utiliza la empresa para ofrecer y comercializar sus bienes y servicios, como por ejemplo establecimientos comerciales, venta puerta a puerta, WEB o por teléfono.
– Colaboradores: Personas naturales que brindan sus servicios de forma exclusiva o parcial a la Compañía, con o sin vínculo laboral directo con la misma, siempre y cuando no cuente con un contrato civil o comercial con la Compañía, ni esté vinculado contractualmente con un proveedor de la misma.
– Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Es decir, asociados, colaboradores, contratistas, clientes y proveedores de bienes y servicios.
– Control del riesgo de LA/FT/FPADM: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT/FPADM en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.
– Debida diligencia: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y Productos y el volumen de sus transacciones.
– Debida Diligencia Intensificada: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, Productos y el volumen de sus transacciones.
– Empresa: Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según
la definición del Código de Comercio, las empresas unipersonales regidas por la Ley 222 de 1995, la sociedad por acciones simplificada según la Ley 1258 de 2008 y demás personas jurídicas que estén bajo vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.
– Evento: Incidente o situación de LA/FT/FPADM que ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo.
– Factores de riesgo LA/FT/FPADM: Son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo de LA/FT/FPADM para cualquier Empresa Obligada. La Empresa Obligada deberá identificarlos teniendo en cuenta a las Contrapartes, los Productos, las actividades, los canales y las jurisdicciones, entre otros.
– Financiación del terrorismo: Es el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquéllos que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo. No obstante, es más complicado definir al terrorismo en sí mismo, porque el término puede tener connotaciones políticas, religiosas y nacionales, dependiendo de cada país. El lavado de activos (LA) y la financiación del terrorismo (FT), por lo general, presentan características de operaciones similares, sobre todo en relación con el ocultamiento, pero aquéllos que financian el terrorismo transfieren fondos que pueden tener un origen legal o ilícito, de manera tal que encubren su fuente y destino final, que es el apoyo a las actividades terroristas.
– Código Penal. Artículo 345. Financiación del terrorismo: El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13)a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
– Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva o FPADM: Es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, trasferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable.
– Grupo de Acción Financiera Internacional -GAFI-: Es un organismo intergubernamental creado en 1989 con el fin de expedir estándares a los países para la lucha contra el LA, el FT y el FPADM.
– GAFILAT: Es el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, organismo de base regional del GAFI, creado en el año 2000 y en el cual hace parte Colombia.
– Gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva: Consiste en la
adopción de políticas que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT/FPADM.
– Jurisdicción Territorial: Zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo de LA/FT/FPADM en donde el empresario desarrolla su actividad.
– Lavado de activos: El lavado de activos (LA) es la modalidad mediante la cual las organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a recursos originados en sus actividades ilícitas. En otras palabras, es el proceso de hacer que el dinero sucio parezca limpio, haciendo que las organizaciones criminales o delincuentes obtengan beneficios de las ganancias de sus acciones delincuenciales, sin poner en peligro su uso en actividades posteriores ilícitas o lícitas.
– Código Penal: Artículo 323. Lavado de activos: El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de 10 a 30 años y multa de 650 a 50.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
– Código Penal: Artículo 324. Circunstancias específicas de agravación: Las penas privativas de la libertad previstas en el artículo anterior se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando la conducta sea desarrollada por quien pertenezca a una persona jurídica, una sociedad o una organización dedicada al lavado de activos y de la mitad a las tres cuartas partes cuando sean desarrolladas por los jefes, administradores o encargados de las referidas personas jurídicas, sociedades u organizaciones.
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– Código Penal: Artículo 325. Omisión de control: El miembro de junta directiva, representante legal, administrador o empleado de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
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– Código Penal: Artículo 325A. Omisión de reportes sobre transacciones en efectivo, movilización o almacenamiento de dinero en efectivo: Aquellos sujetos sometidos a control de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) que deliberadamente omitan el cumplimiento de los reportes a esta entidad para las transacciones en efectivo o para la movilización o para el almacenamiento de dinero en efectivo, incurrirán, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
– Se exceptúan de lo dispuesto en el presente artículo quienes tengan el carácter de miembro de junta directiva, representante legal, administrador o empleado de instituciones financieras o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito, a quienes se aplicará lo dispuesto en el artículo 325 del presente Capítulo.
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– Código Penal: Artículo 325B. Omisión de control en el sector de la salud: El empleado o director de una entidad vigilada por la Superintendencia de Salud, que con el fin de ocultar o encubrir un acto de corrupción, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos para la prevención y la lucha contra el fraude en el sector de la salud, incurrirá, por esa sola conducta, en la pena prevista para el artículo 325 de la Ley 599 de 2000.
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– Código Penal: Artículo 326. Testaferrato: Quien preste su nombre para adquirir bienes con dineros provenientes del delito de narcotráfico y conexos, incurrirá en prisión de noventa y seis (96) a doscientos setenta (270) meses y multa de seiscientos sesenta y seis punto sesenta y seis (666.66) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.
– La misma pena se impondrá cuando la conducta descrita en el inciso anterior se realice con dineros provenientes del secuestro extorsivo, extorsión y conexos y la multa será de seis mil seiscientos sesenta y seis punto sesenta y seis (6.666.66) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.
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– Código Penal: Artículo 327. Enriquecimiento ilícito de particulares: El que de manera directa o por interpuesta persona obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de noventa y seis (96) a ciento ochenta (180) meses y multa correspondiente al doble del valor del incremento ilícito logrado, sin que supere el equivalente a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes
– Línea de transparencia: Canal de comunicación que permite dentro de sus categorías el reporte de conductas no transparentes relacionadas con el Lavado de activos y financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. (01-8000-112438).
– Listas nacionales e internacionales o Listas Restrictivas: Relación de personas y empresas que, de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet las listas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras:
• Oficina Adscrita al Departamento del Tesoro de los Estados Unidos – OFAC
• Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas expide una lista bajo la resolución 1267 de 1999 – ONU
• Listas de terroristas de los Estados Unidos de América.
• Lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas.
• Lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas.
– Listas Vinculantes: Son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas). La Superintendencia de Sociedades mantendrá en su página web un listado de las Listas Vinculantes para Colombia como una guía, sin que estas sean taxativas.
– Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM: Es uno de los instrumentos que le permite a una Empresa identificar, individualizar, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos LA/FT/FPADM a los que se podría ver expuesta, conforme a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados.
– Medidas Razonables: Son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad.
– Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica.
– Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por la Empresa Obligada que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM.
– Omisión de denuncia: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos.
– Operación Inusual: Es la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Empresa Obligada o, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte.
– Operación Sospechosa: Es la Operación Inusual que, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo de operaciones incluye las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.
– PEP: Significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales.
– PEP de Organizaciones Internacionales: Son aquellas personas naturales que ejercen funciones directivas en una organización internacional, tales como la Organización de Naciones Unidas, Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) y la Organización de Estados Americanos, entre otros (vr.gr. directores, subdirectores, miembros de junta directiva o cualquier persona que ejerza una función equivalente).
– PEP Extranjeros: Son aquellas personas naturales que desempeñan funciones públicas prominentes y destacadas en otro país. En especial, las siguientes personas: (i) jefes de estado, jefes de gobierno, ministros, subsecretarios o secretarios de estado; (ii) congresistas o parlamentarios; (iii) miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias excepcionales; (iv) miembros de tribunales o de las juntas directivas de bancos centrales; (v) embajadores; (vi) encargados de negocios; (vii) altos funcionarios de las fuerzas armadas; (viii) miembros de los órganos administrativos, de gestión o de supervisión de empresas de propiedad estatal; (ix) miembros de familias reales reinantes; (x) dirigentes destacados de partidos o movimientos políticos; y (xi) representantes legales, directores, subdirectores, miembros de la alta gerencia y miembros de la Junta de una organización internacional (vr.gr. jefes de estado, políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía y altos ejecutivos de empresas estatales).
– Políticas: Son los lineamientos que debe adoptar la Empresa para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM y los riesgos asociados. Cada una de las etapas y elementos del SAGRILAFT debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables. Las políticas deben incorporarse en el manual de procedimientos que oriente la actuación de los funcionarios de la Empresa para el funcionamiento del SAGRILAFT y establecer consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia.
– Productos: Son los bienes y servicios que produce, comercializa, transforma u ofrece la Compañía o adquiere de un tercero.
– Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM: Es el SAGRILAFT y el Régimen de Medidas Mínimas, en conjunto.
– Régimen de Medidas Mínimas: Son las obligaciones en materia de autogestión y control del Riesgo LA/FT/FPADM.
– Riesgo de LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el legal, el reputacional, el operativo, de contagio y los demás, a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.
– Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que una Empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte.
– Riesgo Legal: es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
– Riesgo Operativo: es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el Riesgo Legal y el Riesgo Reputacional, asociados a tales factores.
– Riesgo Reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
– Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad de la empresa, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
– Riesgo residual: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
– ROS: Es el reporte de Operaciones Sospechosas.
– SAGRILAFT: Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
– Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).
– SIREL: Es el sistema de reporte en línea administrado por la UIAF. Es una herramienta WEB que permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normativa de cada sector, de forma eficiente y segura, disponible las 24 horas del día, 7 días a la semana y 365 días al año.
– Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF: Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
4. POLÍTICA SAGRILAFT
En desarrollo de la política de Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, la Compañía declara los siguientes lineamientos:
– Acatar la normatividad vigente en materia de prevención del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la Ley, sino de proteger la imagen y la reputación de la Compañía.
– Implementar la función de Oficial de Cumplimiento y asignar los recursos humanos, técnicos, financieros y operativos requeridos para el adecuado desarrollo de sus funciones.
– La Compañía empleará mecanismos razonables de autorrevelación y verificación de información, con miras a evitar la formalización de relaciones comerciales o contractual con personas jurídicas o naturales y sus beneficiarios finales que tras una valoración objetiva de las evidencias y demás elementos de juicio disponibles, se deduzca de manera razonable que existen dudas o calificación de riesgo alto por parte del comité SAGRILAFT frente al origen de los recursos, la legalidad de las operaciones o los posibles nexos de la contraparte o sus beneficiarios finales con grupos u otros actores ilegales o terroristas de carácter nacional o extranjero, no sean procedentes medidas efectivas de detección y monitoreo para el caso en particular; no obstante lo anterior. En el evento de relaciones contractuales o convencionales ya formalizadas, la Compañía adelantará las acciones progresivas que resulten procedentes conforme a la normatividad aplicable para promover de manera ágil la terminación del vínculo contractual con la contraparte sospechosa de actividad de LA/FT/FPADM, asegurando la adopción de las medidas que prevengan la interrupción de su operación y promuevan su continuidad.
– Impulsar al interior de la Compañía una cultura de prevención y conocimiento del cliente, proveedor, colaborador y asociado a través de capacitaciones y cualquier otro medio disponible.
– La Compañía adelantará medidas razonables para obtener un conocimiento adecuado de sus contrapartes, cuando la persona natural o jurídica no suministre suficiente información se analizará cada caso en particular el nivel de riesgo que representa la vinculación de esta contraparte tomando en consideración: 1. La posibilidad de obtener la información a través de fuentes o medios públicos disponibles. 2. El nivel de riesgo especifico que representa la contraparte y la operación. 3. Recepción de las medidas de mitigación aportadas por la contraparte, tales como: declaraciones de cumplimiento y debida diligencia interna frente a sus beneficiarios finales y demás contrapartes de interés.
– La Compañía, debe colaborar con las autoridades en proveer la información que sea solicitada en el desarrollo de procesos de investigaciones de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
– Para mitigar que se materialicen los riesgos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, la Compañía debe orientar a sus colaboradores, en todos los niveles y cargos, a actuar con total acatamiento de las Políticas que tiene la Compañía.
– La información que administra la Compañía asociada a las transacciones comerciales y los soportes de cada una de las etapas del SAGRILAFT es de carácter reservado. Por consiguiente, los colaboradores deben manejarla en forma confidencial, con honestidad e integridad. En consecuencia, no se puede utilizar esa información en beneficio propio o de terceros, dentro o fuera de la Compañía.
– Ningún colaborador puede divulgar aspectos de las operaciones reportadas como sospechosas o intentadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Únicamente el Oficial de Cumplimiento conocerá y reportará la información a la UIAF sin perjuicio de los informes que debe presentar a la Dirección de la Compañía.
– Es obligación de todos los colaboradores de la Compañía conocer y aplicar rigurosamente los criterios y normas incorporados en el documento sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva; conocer y atender las señales de alerta contempladas en el mismo.
– Ante el conocimiento de un delito que en el desarrollo de sus funciones perciban las personas vinculadas a la Compañía, deben cumplir con el deber de reportar al oficial de cumplimiento sin perjuicio de atender el deber de denuncia penal en los casos que sean procedentes.
– Para todos los pagos por transferencia, únicamente transferir a cuentas a nombre del beneficiario del pago o destinatario final de los derechos económicos derivados de la aplicación de alguno de los distintos mecanismos legales de circulación de títulos valores
– Es obligación de los empleados, informar al Oficial de Cumplimiento y éste a su vez reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, cualquier información relevante sobre manejo de recursos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes y proveedores o que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la Compañía para manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
– Para la prevención y control del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva es indispensable que los mecanismos e instrumentos establecidos internamente sean cumplidos por parte de los empleados que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones, negocios o contratos. Es obligación de cada empleado asistir a las capacitaciones que se den sobre la materia, sin importar el nivel o cargo. Igualmente es obligación permitir la asistencia de los empleados del área. Las capacitaciones estarán sujetas a una calificación que permita validar la efectiva apropiación de los conocimientos por parte de los empleados.
– Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de proliferación de armas de destrucción masiva.
– La Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y demás empleados de la Compañía deben responder por las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicables en lo referente a la aplicación del Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM.
– Todos los colaboradores se encuentran en la obligación de cumplir los lineamientos definidos en el presente programa de SAGRILAFT. Cualquier infracción al mismo, será considerada como una falta gravísima, de acuerdo con lo establecido en el Art. 54, numeral 1, inciso ae, del Reglamento Interno de Trabajo.
– La vinculación comercial, contractual o convencional con una contraparte clasificada como PEP deberá ser aprobada por el representante legal de la Compañía, quien deberá tomar en consideración los siguientes criterios a partir de la información obtenida en el marco de las actividades de debida diligencia: (i) Ausencia de conflictos de interés entre sus funciones o responsabilidades como PEP y la actividad que motiva el vínculo contractual con la Compañía, (ii) Razonabilidad y coherencia entre las finalidades, montos, frecuencias y demás características de la operación o vínculo contractual frente a las condiciones del cargo o funciones que ostenta el PEP.
– De acuerdo con la Ley 1121 de 2006, en el evento de encontrar que una contraparte de la Compañía está incluida en una lista vinculante o sus beneficiarios finales, el Oficial de Cumplimiento procederá a reportar de inmediato este hecho a la Unidad de Información y Análisis Financiero al correo electrónico cumplimientogafi67@uiaf.gov.co y a la Fiscalía General de la Nación a través del correo electrónico cumplimientogafi67@fiscalia.gov.co, informando en detalle el tipo de relación existente con la contraparte.
